Бюджетирование логистики: подходы и советы

Теги: бюджетированиеденьгилогистикапримерсоветы
бюджетирование логистики

Бюджетирование логистики оказывает заметное влияние на финансовые показатели компании. Если чистая прибыль составляет, к примеру, 5% от объема продаж, то сокращение доли логистических затрат с 9% до 4% удвоит ее. Иными словами, чтобы увеличить чистую прибыль, не обязательно стремиться нарастить продажи.

В этой статье мы расскажем, как работает бюджетирование логистики, поделимся подходами и дадим несколько полезных советов.

Как работает традиционное бюджетирование логистики?

Расходы на логистику складываются из многих составных частей. Учитывая, что многие компании зачастую передают логистические процессы в руки подрядчиков.

Обычно при бюджетировании логистики прогнозируют:

  • расходы на транспортировку;
  • складские расходы;
  • прочие расходы, связанные с предоставлением логистических услуг.

При этом в каждом типе можно выделить физические и административные расходы:

  • к физическим относят затраты на топливо, обслуживание транспорта, запчасти, налоговые и страховые выплаты, зарплаты водителей и так далее;
  • к административным относят зарплаты для сотрудников, работающих с транспортными заказами, расходы на канцтовары, обучение и так далее.

Бюджетирование логистики – достаточно сложная задача. Помимо разнообразия видов затрат, которое значительно осложняет расчеты, измерить и спрогнозировать многие из них на будущий период иногда практически невозможно.

Подходы к бюджетированию логистики

В настоящее время существует множество подходов к бюджетированию логистики, отличных от традиционного метода. Среди наиболее распространенных стоит отметить:

  • от общего к частному (top-down budgeting);
  • от частного к общему (bottom-up budgeting);
  • по процессам (activity-based budgeting или ABB).

Top-down – наиболее распространенный метод бюджетирования логистики. Он работает от общего к частному: рассчитывая бюджет, логист отталкивается от данных по затратам за прошлый период (например, квартал или год) и принимает во внимание фундаментальные факторы: транспортную инфляцию, изменение цены товара и числа перевозок, рост или снижение уровня утилизации и так далее.

Метод bottom-up работает в обратную сторону. При бюджетировании логист получает план поставок для каждого клиента и учитывает такие факторы, как частота поставок, объем отправлений и так далее. Расчеты проводятся для каждого направления перевозок, на выходе логист получает готовый бюджет на грядущий период.

При бюджетировании логистики по процессам затраты прогнозируются в зависимости от объема логистических операций и ресурсов, которые для них требуются. В отличие от традиционного подхода, процесс бюджетирования сосредоточен не на фиксированных и переменных издержках, а на производственных мощностях компании – как использованных, так и неиспользованных.

Как рассчитывать бюджет эффективнее?

Независимо от того, какой метод бюджетирования логистики вы используете, есть несколько советов, которые помогут рассчитывать расходы более эффективно.

1. Следите за календарем

Важно знать не только как рассчитать бюджет, но и когда. Наиболее распространенная практика – начинать подсчеты примерно на 10-й месяц финансового года и подготовить окончательную версию бюджета не позднее, чем на второй-третьей неделе следующего финансового года.

Если начать бюджетирование логистики слишком рано, вам может не хватить данных для сравнения показателей в годовом исчислении, чтобы составить точный прогноз. И напротив, если затянуть процесс, то бюджетирование потеряет смысл.

2. Определите роль логистических процессов в бизнесе компании

Прежде, чем составлять бюджет на грядущий период, определите, какую роль логистика играет в бизнесе компании. Можно ли считать ее одной из основных компетенций? Входит ли логистика в конкурентную стратегию компании?

Наиболее важные вопросы для бюджетирования логистики в данном контексте:

  • как компания справляется с новыми вызовами, связанными с цепями поставок?
  • нужно ли внести изменения в текущий бюджет, чтобы учесть эти вызовы?

3. Сделайте бюджетирование логистики прозрачным

Бюджетирование логистики – это не только цифры. Все участники процесса должны знать вводные: ключевые даты, инструменты и виды данных, которые вы собираетесь использовать.

Не стесняйтесь обращаться за помощью, если возникают сложности. Это поможет устранить недопонимание между участниками бюджетирования и даст более точный результат.

В данном контексте особенно важна прозрачная система для корректного учета расходов. К примеру, в TMS Artlogic можно увидеть все актуальные расходы на логистику за год и использовать эти данные, чтобы рассчитать бюджет по методу top-down.

4. Не стоит недооценивать непредвиденные расходы

От форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован. Будь то кража инвентаря, непогашенная задолженность от безответственного клиента или неожиданный иск о компенсации ущерба для сотрудника, в бюджете это нужно предусмотреть.

Разумеется, предсказать подобные обстоятельства невозможно, но вы можете приблизительно оценить объем страхования, чтобы форс-мажор не обернулся для компании финансовой катастрофой. Поэтому часть бюджета стоит отложить на случай непредвиденных расходов.

5. Ориентируйтесь на эталоны

Значительную роль в бюджетировании логистики нередко играет эвристика – свод алгоритмов, которые эффективны с точки зрения опыта, но при этом их работу невозможно доказать математически.

Но что делать, если опыта недостаточно? В этом случае используйте эталоны сравнения (бенчмарки), чтобы найти самое подходящее решение. Например, показатели компаний-конкурентов, у которых цепь поставок выстроена максимально близко к вашей, или средние цифры по региону.

6. Не экономьте на ПО

Когда затраты на логистику высоки, наиболее очевидное решение – ликвидировать наименее актуальные расходы. Зачастую «под нож» идут затраты на программное обеспечение.

Некоторые компании до сих пор пользуются устаревшими решениями, чтобы не тратить деньги на дорогостоящие обновления и не отводить время под обучение. На практике же подобная «экономия» дает обратный результат: сотрудники тратят больше времени (а компания теряет больше денег), обходя ограничения устаревшей системы.

В то же время не стоит забывать, что ответ на вопрос о том, какие программные решения использовать для логистики, целиком зависит от задач компании. Подробнее об этом читайте в нашей статье об интеграции ERP-системы в логистике.

7. Не путайте бюджетирование и постановку целей

Улучшение эффективности и продуктивности компании в годовом исчислении положительно сказывается на ее основных финансовых показателях. Но не стоит путать постановку целей и бюджетирование логистики.

Неважно, насколько значительно вы планируете улучшить производительность в грядущем году. Слишком амбициозные цели грозят серьезными перерасходами, если рассчитывать бюджет на основе завышенных целевых показателей.

Да, оптимистичный настрой помогает компании стать лучше. Но чтобы не выйти за рамки бюджета, следует оставаться реалистом.

8. Делитесь ожиданиями с руководством

Если из года в год бюджет на логистику оставался в определенных рамках, изменения на рынке могут подтолкнуть его в сторону повышения. Факторов может быть множество: расширение цепей поставок, рост цен на топливо, дефицит водителей и так далее.

Сразу представлять руководству новый бюджет – не лучшая тактика. Вместо этого заранее расскажите начальству об актуальных трендах в логистике, которые повлияют на расходы компании в грядущем периоде. Так динамика бюджетирования логистики будет понятнее.

Как устроено бюджетирование логистики в вашей компании? Предпочитаете ли вы идти от общего к частному или наоборот? Поделитесь опытом в комментариях к этой статье и подпишитесь на обновления нашего блога, чтобы каждую неделю получать на почту полезные материалы о современной логистике.

Контакты

119331, Российская Федерация,
г. Москва, пр-т Вернадского, д.6

+7 (499) 647 42 13 info@artlogics.ru